Eine auf Konsumentenkredite spezialisierte deutsche Bank mit den Geschäftsfeldern Privatkredit und Absatzfinanzierung bietet ihre Kredite über die Kanäle Filiale, über das Internet, über Partnerschaften und über den Handel an. Das Geschäft ist weitgehend kleinteilig, die Auszahlungsprozesse sind jedoch papierbasiert und überwiegend manuell. Zudem sind die Prozesse durch unterschiedlichste Varianten gekennzeichnet, die aus den Vertriebsbereichen heraus definiert wurden. Eine Governance auf die Prozesse und Systeme war nicht vorhanden.

Aus diesen Gründen sind die Auszahlungsprozesse der Bank mit hohen Prozesskosten verbunden, die Skalierbarkeit ist sehr eingeschränkt. Die Bank plante daher die Digitalisierung des Unterlageneingangs (Upfront- Scanning), sowie die Einführung einer Workflow- Steuerung und OCR/ICR Lösung.

Zum Zeitpunkt meines Eintritts in das seit über 2 Jahren laufende Projekt befand sich dieses in einer erheblichen Krise. Das nach Scrum organisierte Projektteam hatte aus Sicht des Managements nicht erwartungsgemäß geliefert – lediglich für einen kleinen Geschäftsbereich war eine Teillösung pilothaft umgesetzt. Ständig wechselnde Aufträge an das Projektteam, eine drastische Budgetreduktion, sowie eine Kürzung der Projektlaufzeit führten beim Projektteam zu einem unklaren Zielbild. In Folge gab es im Projekt seit mehreren Monaten nahezu Stillstand, verbunden mit Personalwechsel auf mehreren Schlüsselpositionen (u.a. diverse Scrum- Master bzw. Projektleiter).

Ursache für die Krise waren insbesondere:

• fehlende Standardisierung der Prozesse - ein Change-Management war nicht aufgebaut. Das Projektteam war mit einer 1:1 Abbildung der Ist- Prozesse in die falsche Richtung gegangen. Vom Management wurde keine Unterstützung zur Standardisierung angefordert.
• fehlendes Erwartungsmanagement gegenüber dem Management
• mangelhafte Kommunikation von mittelfristigen Projektzielen in das Projektteam
• unzureichende Teilnahme interner Mitarbeit im Projekt

Meine Aufgabe war es daher, das Projekt neu aufzusetzen. Aufgrund der Komplexität des Themas habe ich entschieden, das Projekt weiterhin agil umzusetzen, obwohl ein Nachbar- Team, das wichtige Anpassungen für das Projekt umsetzen mussten, eher klassisch aufgestellt war.

Die erste Projektaufgabe war es, eine Komplettlösung eines Anbieters dahingehend zu prüfen, ob diese eine Chance zur Reduktion der Projektlaufzeit bietet. Die zweimonatige Evaluierung hat ergeben, dass dies aufgrund der erforderlichen Beistellungen der Bank (insbes. Integrationsaufwände) nicht der Fall ist. Die ursprüngliche Make- Entscheidung wurde durch die Evaluierung bestätigt.

Nach Bestätigung der Make- Entscheidung wurde eine Projektplanung für die nächsten 9 Monate erstellt. Parallel wurde eine Ausschreibung für die OCR/ICR Lösung veröffentlicht. Zusätzlich wurden alle Varianten an den Ist- Prozessen identifiziert und die Entscheidungsprozesse für eine Standardisierung der Prozesse angestoßen. Auch eine organisatorische Umstrukturierung des betroffenen Geschäftsbereiches war eine Kernaufgabe im Projekt.

Meine Aufgabe bestand im Projektmanagement, insbes.

• Kommunikation an den Vorstand
• Kommunikation von Zielen an das Projektteam
• Aufbau des Projektteams
• Kommunikation von Ist- Prozessen und Entscheidungsbedarfen an das Management
• Unterstützung beim Aufbau einer internen Serviceorganisation für die Auszahlung (incl. Governance für Prozesse und Systeme)
• Erstellung der Ausschreibungsunterlage
• Planung, u.a. Definition von Releases, Planung des erforderlichen Projektteams, Beistellungen der Bank außerhalb des Projektteams 

Eine besondere Herausforderung war das Stakeholdermanagement und die Initiierung des Change-Management Prozesses: Die Vertriebsbereiche hatten kein besonderes Interesse an einer Standardisierung, die ausschließlich als Einschränkung gesehen wurde. Weiterhin stand Teambuilding im Fokus meiner Tätigkeit.

Auch das Onboarding des externen Dienstleisters, der schon vor meinem Eintritt in das Projekt ausgewählt und unter Vertrag genommen wurde, hat sich als größere Aufgabe erwiesen.

Leider wurde anschließend zur Planung vom Management festgestellt, dass das Projekt durch die Bank zum aktuellen Zeitpunkt nicht mehr vollständig im Projektportfolio abgebildet werden kann. Es wurde daher die Entscheidung getroffen, lediglich eine erste Version herzustellen, die eine Digitalisierung der Unterlagen beinhaltete, anschließend aber das Projekt bis voraussichtlich 2020 zu pausieren.